Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения: когда предоставляется, порядок оформления

Каждый работник вправе получить отпуск, при этом не всегда представляется возможность использовать его. Тогда можно получить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения. Данное право гарантирует Трудовой кодекс РФ. Разберем подробнее этот вопрос, а именно в каких случая это возможно и как происходит оформление.

В каких случаях компенсация за отпуск предоставляется без увольнения

Кому положена компенсация за неотгуленный отпуск без увольнения? По Трудовому кодексу каждому сотруднику, который успел проработать в компании 1 год, полагается не менее 28 дней оплачиваемого отпуска ежегодно. Но на практике мало кто из работников, особенно в средних и крупных фирмах, успевает за год отгулять все 28 дней. Причин может быть множество: не было желания, не отпустил руководитель в связи с высокой загрузкой и т. д. Для всех возможных причин последствия одинаковы.

Ст. 126 ТК РФ позволяет компании вместо дней отпуска, которые сотрудник не хочет использовать, выплатить ему денежную компенсацию.

[alert]В ст. 126 ТК РФ закреплено право руководства фирмы, а не обязанность, поэтому итоговое решение по вопросу в любом случае останется за организацией.[/alert]

Однако не всегда компания имеет право пойти навстречу работнику, который хочет получить деньги взамен определенных дней отпуска. ТК РФ устанавливает специальный перечень лиц, которым должен быть обязательно предоставлен именно отпуск, а не заменяющая его компенсация. К таким лицам относятся (ст. 126 ТК РФ):

• беременные женщины;
• несовершеннолетние (не достигшие 18 лет);
• лица, которые трудятся в условиях, считающихся вредными или опасными;
• сотрудники, которые подверглись воздействию радиации в результате аварии на Чернобыльской АЭС (письмо Минтруда РФ от 26.03.2014 № 13-7/В-234).

[alert]Для лиц, работающих во вредных или опасных условиях, установлено одно исключение: заменить денежной выплатой нельзя только минимум дополнительного отпуска, который составляет 7 дней. Значит, если, к примеру, сотрудник имеет право по законодательству на 10 дней дополнительного отпуска, то только вместо 3 дней такого отпуска можно выплатить деньги.[/alert]

Если работник не подпадает ни под одну из перечисленных категорий, то компания может по его просьбе выплатить компенсацию за отпуск без увольнения.

Но здесь важно следующее: можно выплатить деньги только вместо тех дней, которые превышают 28 дней отпуска, полагающегося сотруднику в год. Данное правило применяется к отпуску за каждый год в отдельности. Неотгулянные части отпусков за разные года в размере не более 28 дней не суммируются в целях расчета компенсации.

Схожей с указанным выше является ситуация, когда сотрудник решил уволиться, не отгуляв до конца положенный ему отпуск. Может ли он в таком случае рассчитывать на компенсацию?

Пример

Сотрудник в течение 2017 года не воспользовался отпуском, у него осталось 28 неотгулянных дней. В 2019 году повторилась аналогичная ситуация. Ни за 2017-й, ни за 2019 год совокупное количество дней отпуска у работника не превысило (в расчете отдельно за каждый год) 28 дней. Поэтому рассчитывать на замену отпуска 2017 года на денежную выплату сотрудник не может.

Возникает вопрос: в каких же случаях тогда можно требовать компенсацию за отпуск, оставшийся от прошедших лет работы в фирме? Только в том случае, если сотрудник имеет право на удлиненный или дополнительный отпуск (например, работающие инвалиды и др.).

[alert]Даже если компания-работодатель не обязана предоставлять увеличенный отпуск сотруднику в силу прямых требований ТК РФ, она вправе сделать это самостоятельно, закрепив такой отпуск в локальном НПА (к примеру, по достижении какого-либо количества лет стажа работы в фирме отпуск сотрудника увеличивается на некоторое количество дней).[/alert]

Можно ли выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения

Компенсация за неотгуленный отпуск без увольнения выплачивается, если работник больше 28 календарных дней. Таким образом, можно получить выплату вместо дополнительного отпуска, либо за дни основного, которых больше 28. Такое превышение может быть, если сотруднику предоставляется удлиненный, либо же дополнительный отпуск. Это может быть и тогда, когда работник не был на отдыхе более года и накопил дополнительные выходные.

Бывают случаи, когда отсутствует возможность получить выплаты без увольнения. Они следующие:

• сотрудникам младше 18 лет;
• беременным женщинам;
• работникам на тяжелых работах или с вредными условиями труда.

Относительно беременных женщин, замена отдыха денежными выплатами для них не предусмотрена. Они могут взять его, когда захотят, даже перед уходом в декрет, либо же сразу после него.

Штраф за выплату компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения

Запрещено Трудовым кодексом компенсацию выплачивать за неиспользованный отпуск без увольнения, если он меньше 28 дней. Однако, несмотря на запрет, некоторые работодатели все же его нарушают, не обращая внимание на возможные последствия.

Если трудовая инспекция выявит подобное нарушение, то работодатель (юридическое лицо) получит штраф. На основании ч. 1 статьи 5.27 КоАП РФ размер штрафа будет от 30000 рублей. Так же сумма штрафа для генерального директора составит от 1000 до 5000 рублей.

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

Ежегодный оплачиваемый отдых выделяется персоналу в период до 28 дней. В определенных случаях, сотруднику предоставляется дополнительный отпуск, который так же оплачивается работодателем. Перечень работников, которые могут претендовать на дополнительные дни оплачиваемого отдыха прописаны в статье 116 ТК РФ.

Денежная компенсация за целый неиспользованный период отпуска перечисляется руководством на финансовый счет сотрудника исключительно в случае его увольнения. Однако, сохранив свою должность, начисления за отпускной период тоже можно получить в определенных случаях.

Руководствуясь положениями 126 статьи Трудового кодекса Российской Федерации, персонал может получить материальное возмещение за период неиспользованного отдыха, превышающий ежегодный.

К примеру, сотрудник Кротов, использовал 20 дней своего обязательного отпуск, и имеет 10 дней дополнительных отпускных. Финансовое возмещение работник может получить только за 10 дополнительных дней.

Порядок оформления

Первый шаг – подача заявления. Оно пишется в произвольной форме (либо по шаблону, принятому на предприятии) на имя руководителя.

Укажите в заявке свои данные:

• Ф.И.О.,
• должность,
• организацию (полностью, без аббревиатур),
• кол-во дней, за которое хотите получить компенсационные выплаты.

Не забудьте поставить автограф и дату внизу.

Важно! Как было указано выше, только от руководителя зависит, выплатят вам компенсацию или предложат, все-таки, наконец, отдохнуть.

Следующий шаг – регистрация заявления в книге учета, после чего работодатель передаст его в бухгалтерию для расчета выплачиваемой суммы. Потом руководитель оформит приказ. Вам нужно будет с ним внимательно ознакомиться, сверить указанную сумму с собственными вычислениями и только потом расписаться.

Таким образом, дальнейший порядок действий будет зависеть от воли руководителя. Он может даже пойти навстречу работнику и проплатить ему за все невзятые дни основного 28-дневного отпуска без увольнения, что является нарушением закона.

Следить за своевременным использованием основного отпуска сотрудниками – задача отдела кадров.

Как правильно составить заявление на компенсацию неиспользованного отпуска

У сотрудника, желающего получить вместо неиспользованного отпуска определенную денежную сумму, могут возникнуть вопросы, в частности, в отношении заявления на такую компенсацию. Как его составить? Есть ли какие установленные законом требования к заявлению?

Ни ТК РФ, ни российское законодательство о бухгалтерском учете специальных требований к заявлению работника не предъявляют. Важно лишь то, чтобы такое заявление было написано на имя руководителя организации. Остальное, в том числе форма и содержание заявления, может быть любым, на усмотрение сотрудника.

Заполненный образец заявления на компенсацию отпуска вы можете сказать на нашем сайте.

Сколько составляет денежная компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

Денежная компенсация исчисляется на основании среднесуточного заработка рабочего за последний год. Для правильного расчета размера материальных начислений, необходимо:

сумму общего годового начисления (согласно справке из бухгалтерии) разделить на 351,6 (12 месяцев в году* постоянную величину среднего количества дней 29,3).

Данная сумма – среднесуточный доход. Эта сумма умножается на число неиспользованных дней.

• Сотрудник Кротов, согласно бухгалтерской справке имел начисления за последний год в размере 623 000 рублей. Он желает оформить денежное возмещение за 4 дня неиспользованного дополнительного отпуска.
• Сумма, положенная к начислению 623000/351,6*4=7 087,6 руб.

Как получить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения

Чтобы сумма была выплачена, необходимо написать заявление на имя руководителя или лицо, его заменяющее. Если руководство одобрит подобную замену, сотрудник отдела кадров печатает приказ, беря за основу написанное заявление. Приказ подписывается руководителем предприятия, а заявителя ознакамливают с документом под роспись. На основании приказа издается распоряжение для бухгалтерии на оформление финансовой компенсации.

Приказ на выплату компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения

Нормативный документ о выплате финансового возмещения за неиспользованный период отдыха издается в свободной форме. Но есть ряд пунктов, которые обязательно необходимо вписать в данный приказ:

• Фамилия, инициалы сотрудника, занимаемая должность
• Согласие начальника на данную выплату
• Сумма, которая будет перечислена сотруднику (важно указать период начисления)
• Причина, по которой начисляется денежная компенсация
• Ответственное лицо за исполнение приказа.

В документе обязательно должны присутствовать две подписи: начальника предприятия и сотрудника, которому полагается выплата.

Если в документе не будет соответствующих подписей, приказ считается недействительным.

Заявление на получение денежной компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения

Заявление на получение дополнительных средств, идентично приказу, оформляется в свободной форме, и предоставляется работодателю. Пишется такой документ на имя начальника организации. В заявлении, помимо собственных данных (ФИО и должность) важно указать период, за который требуется перечислить средства. Так же важно вписать причину, по которой возникли неиспользованные дни отдыха. Так же в заявлении важно вписать ст 126 Труд. Кодекса России, ссылаясь на нее.

Когда подавать

Когда сотрудник принял решение оформить денежное возмещение за период дополнительных дней отдыха, необходимо написать заявление на имя работодателя. Если начальник одобрит подобную выплату (денежная компенсация неиспользованных дней отдыха не является обязательством и может быть отклонено по усмотрению руководителя), издается приказ и распоряжение для начисления.

Денежная компенсация должна быть зачислена сотруднику в период до 10 дней, или же в день следующей выплаты ежемесячной заработной платы.

Образец

Заявление на замену отпускного периода финансовой выплатой пишется на листке формата от руки. Законом не прописываются строгие нормы составления такого документа.

Хотя и денежная компенсация дополнительного отпускного периода прописано в статье 126 Труд. Кодекса, существует перечень лиц, которые не имеют требовать подобные выплаты:

• Беременные сотрудницы
• работники младше 18 лет
• Рабочие, чья сфера деятельности относится к вредными или жизнеопасными условиями трудовой деятельности.

Так же важно понимать, что денежная выплата имеет место быть только за отпускной промежуток времени, который свыше порога в 28 дней. В противном случае это приравнивается к нарушению Трудового Кодекса и влечет за собой наказание руководителя, в виде штрафных санкций.