Неотъемлемой и важной частью современной деловой переписки является письмо-просьба. Образцы и примеры формулировок, представленные в статье, а также обозначенные правила его написания помогут вам грамотно составить нужную текстовку и оформить ее в соответствии с обычаями делопроизводства. Предлагаем вам поэтапное руководство по написанию данного вида обращений.
Общие сведения
Такое письмо о содействии в решении вопроса полезно тогда, когда нужно получить информацию, документы или совершить сделку. Можно написать обращение с просьбой об улучшении качества работы какой-либо государственной организации. Обычно такие письма отправляются на чье-либо имя. В некоторых случаях обращаются напрямую к организации.
Письмо губернатору с просьбой оказать содействие полностью должно соответствовать правилам деловой переписки. Ответственно надо отнестись ко всему: от шрифта текста до содержания письма. Если проблема затрагивает не только одного гражданина, а нескольких, можно собрать подписи и соответствующие документы. Чем убедительнее будут представленные документы, тем с большей вероятностью на просьбу откликнутся в администрации. Такое письмо об оказании содействия в решении вопроса может быть принято или отвергнуто. В любом случае сотрудники госоргана должны прислать ответ с детальной информацией и объяснением причин отказа.
Для написания и отправки письма будут необходимы следующие предметы:
- ПК с доступом в Сеть.
- Бумага.
- Ручка.
- Конверт.
- Принтер.
Причина и цель обращения
Для начала необходимо обосновать, почему вы обращаетесь именно к этому человеку. Соответственно, можно начать письмо с таких фраз:
- Вы являетесь выдающимся экспертом в области…
- Вы всегда принимали участие в делах нашей организации…
- Ваш отдел является ведущим…
- Вы можете решить сложнейшие вопросы в сфере…
- На протяжении многих лет накоплен положительный опыт взаимодействия между…
Далее следует цель обращения, то есть необходимо объяснить сложившуюся проблему. В этой части можно использовать следующие выражения и вводные слова:
- в связи с тем, что…
- в целях разрешения ситуации…
- для развития бизнеса…
- для достижения лучших результатов в…
- для разрешения конфликтных ситуаций…
Кто и куда может обращаться
Суть письма-обращения заключается в мотивации его получателя выполнить какое-либо действие или рассмотреть какой-то вопрос.
По большому счету обратиться посредством письма можно к любому адресату. Главными условиями действенности обращения будут:
- наличие у адресата компетенции предоставлять информацию или решить вопрос, которое касается обращение;
- наличие у составителя обращения права обращаться с ним.
Круг вопросов, освещаемых письмами-обращениями, достаточно широк. Различают следующие виды обращений в зависимости от статуса отправителя и получателя:
- от физического лица к физическому лицу;
- от физического лица к организации;
- от организации к организации.
Посредством писем-обращений можно:
- запросить информацию (о ходе уголовных дел, состоянии пенсионного счета, о наличии документов, о кадровом составе организации и т.п.);
- донести информацию до заинтересованного лица (о нарушении, происшествии);
- попросить о рассмотрении предложения (изменение маршрута, графика работы, о сотрудничестве и т.п.);
- попросить о проведении определенных действий и процедур (возврат оборудования, направление документов, уборка территории и т.п.).
Следует помнить, что для некоторых типов обращений существуют установленные законом формы, без соблюдения которых данное обращение к рассмотрению принято не будет.
Какой вид письма выбрать
Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?
Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты:
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, если учреждение имеет право размещать на своих бланках эти знаки;
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- наименование организации;
- справочные данные об организации.
При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты:
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма).
Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется, если письмо-заявление пишется в ответ на письмо, например, претензию.
Отметка о наличии приложения оформляется при наличии такового.
Подписи согласования документа оформляются на визовом экземпляре письма, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проектов писем.
Деловое письмо-заявление приведено в Примере 1.
В отличие от обычного делового письма текст заявления начинается не с обращения к должностному лицу – адресату, а с наименования вида письма. Этим подчеркивается, что документ не просто передает информацию, а выражает принципиальную позицию своего автора.
Делопроизводство деловых писем-заявлений ведется стандартно, в соответствии с внутренними правилами организации-отправителя и организации-получателя.
Неизвестно, к чему приведет столкновение интересов компаний: удастся ли решить дело путем переговоров или придется подключать юристов и втягиваться в судебные разбирательства, но в любом случае прием одной организацией письма-заявления от другой равнозначен тому, что первая компания информирована о позиции второй.
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
- сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
- причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
- ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
- цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Это тоже важно знать:Как составить спонсорское письмо для шенгенской визы
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Общие сведения
Письмо-просьба актуально в тех случаях, когда его автору необходимо получить от других лиц какую-либо информацию, документы, совершить сделку или иные действия делового характера. Оно может быть направлено как на имя конкретного лица (руководитель, директор, начальник отдела и пр.), так и в адрес всей организации в целом. Ваша просьба о помощи должна соответствовать общепринятым в деловой переписке правилам.
Письмо — это лицо компании, значение имеют даже мелочи. Печатайте его на фирменном бланке за подписью уполномоченного лица и с печатью (при наличии). Отнеситесь ответственно к выбору шрифта, его размеру и расположению текста на странице. Не пренебрегайте полями, красной строкой и абзацами. Зачастую первое впечатление складывается именно при одном только взгляде на документ.
Указание адресата
Если вы пишете обезличенное письмо в адрес конкретной компании, то, скорее всего, оно попадет в приемную или канцелярию, затем к руководителю и в итоге к непосредственному исполнителю. Указывайте в «шапочке» текста правильное полное наименование организации, лучше всего добавить еще и юридический адрес.
Как уже было сказано выше, оптимальным считается вариант с указанием конкретного адресата, то есть персонально адресованная просьба о помощи. Всегда старайтесь обращаться по имени и отчеству. Например, «Уважаемый Александр Викторович!» или «Уважаемый господин Шварц!». Таким образом вы, во-первых, выразите лицу свое уважение, а во-вторых, просьба, адресованная конкретному человеку, накладывает на него определенные обязательства, ответственность за ее рассмотрение и выполнение.
В некоторых ситуациях логично будет использовать в качестве адресата группу лиц, определенный коллектив или его часть. Актуально это и в тех случаях, когда письмо-просьба отправляется по нескольким адресам. Используйте такие формулировки, как: «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые бухгалтера!» и пр.
Комплимент
Хорошо, если служебное письмо-просьба будет содержать комплимент по отношению к его адресату. Делая его, вы как бы отвечаете на его закономерный вопрос: «Почему с этим вопросом вы именно ко мне обращаетесь?». Можно отметить былые заслуги и личные качества человека, статус компании и т.д. Используйте в частности следующие формулировки: «Ваша фирма является ведущим поставщиком…», «Вы помогли многим в решении сложных вопрос данной области…», «Ваша организация — ведущий эксперт на рынке в области…» и пр. Не забывайте о том, что уместным комплимент будет тогда, когда письмо-просьба (образцы и примеры по тексту) имеет нестандартный характер и адресата нужно к себе расположить. Обратите его внимание на качества и заслуги, которые актуальны для выполнения вашей просьбы. Однако не рекомендуем переступать очень тонкую грань между хорошим и правильным комплиментом и грубой лестью.
Обосновываем просьбу
Любая просьба должна быть аргументирована, ведь адресат должен знать, почему вы обращаетесь именно к нему. Поэтому имеет смысл ввести его в суть дела. На данном этапе рекомендуем вам подобрать три наиболее убедительных аргумента, которые следует выстроить в тексте письма по схеме: средней силы, слабый, наиболее сильный.
Просьба может иметь различный уровень сложности, и нужно быть готовым к тому, что адресат не всегда будет заинтересован в ее выполнении. В связи с этим его необходимо убедить в том, что ее реализация несет в себе для него потенциальную выгоду. Заинтересуйте адресата, чтобы он принял с полной серьезностью ваш документ.
Письмо-просьба может содержать в себе предложение о реализации определенной привлекательной для него возможности.
Излагаем просьбу
Когда адресат морально подготовлен к восприятию вашей просьбы, ее можно излагать. Составляйте краткий текст, избегая длинных и замысловатых предложений, а также двусмысленности или недосказанности. Письмо-просьба (образцы и примеры формулировок по тексту) должно быть лаконичным и четким по смыслу. Так, если вы просите приобрести какое-либо оборудование для компании, то укажите комплектность, цену и количество:
«Для оснащения отделения скорой помощи больнице требуется новый автомобиль, стоимость которого равна 3.5 млн рублей. Просим Вас помочь нам в его приобретении».
Или, к примеру, просьба о снижении арендной платы должна быть конкретизирована: «Просим Вас снизить плату за аренду помещения до уровня 500 руб. за кв.м до стабилизации экономического положения».
Резюмируем
В завершении письма свою просьбу нужно резюмировать. Повторите ее еще раз и сделайте акцент на том факте, какую выгоду получает адресат в случае, если окажет вам запрашиваемую помощь. Однако при этом следует немного видоизменить текст просьбы. Возвращаясь все к тому же примеру о снижении арендной платы, предлагаем следующую формулировку:
«В случае вашего согласия снизить арендную плату до уровня 500 руб. за кв.м на время стабилизации сложившегося экономического положения вы сможете поспособствовать сохранению более 20 рабочих мест, а также не понесете убытков из-за полного отсутствия оплаты».
Помните, важно повторить не только просьбу, но и выгоду, которая может быть получена от ее выполнения, причем она не обязательно должна быть материальной. Многие крупные компании охотно выступают в качестве спонсоров, инвесторов и занимаются благотворительностью.
Думаем, что теперь, после изучения процесса поэтапно, перед вами не возникнет вопроса о том, как составить-письмо просьбу. Достаточно лишь учесть все правила деловой переписки и некоторые нюансы. Предлагаем вам также изучить еще один пример.
Какие языковые конструкции лучше всего вставить
При составлении письма следует использовать языковые конструкции, описанные далее:
- Вводная часть. В этой части письма о содействии в каком-либо вопросе необходимо изложить суть дела, указать причину обращения и саму просьбу. Для этого лучше всего использовать фразы, приведенные далее. Для описания причины: в связи с неполучением, принимая во внимание и т.д. Для высказывания цели: исходя из результатов, в целях, для согласования и т.д.
- Просьба. Она может излагаться как от первого, так и от третьего лица. Фраза, используемая при ее описании, вполне стандартна, и начинается она со слова «прошу».
Инструкция по составлению письма-просьбы
И послания с просьбой оказать содействие, и письма-благодарности за сотрудничество по очевидным причинам не могут быть составлены по единому образцу: используя унифицированную форму, просто невозможно адаптироваться под конкретные обстоятельства. Ведь для того, чтобы просьба оказала желаемое действие, крайне важно учитывать личность получателя, его социальное положение, текущее материальное состояние и другие факторы. Кроме того, письмо должно носить ярко выраженный доверительный характер: если это будет строго официальный документ, адресат, находящийся в по умолчанию более выгодном положении, скорее всего, предпочтёт ответить отпиской или просто откажется от диалога, отправив послание в мусорную корзину.
Письмо с просьбой о помощи должно быть написано грамотно и по возможности кратко.
ВажноНа всём протяжении письма необходимо придерживаться тёплого и уважительного тона. Нельзя забывать, что письмо-просьба — это не официальное требование, оно может быть беспрепятственно проигнорировано или отвергнуто получателем. Одно только уважение без достаточной мотивации результатов не даст, но хотя бы сможет удержать внимание читателя, заставив его дойти до конца текста.
Перед тем как приступить к составлению письма-просьбы о решении проблемы, отсрочке выплат или предоставлении скидки, имеет смысл определиться с адресатом. В зависимости от обстоятельств это могут быть:
- частное лицо — например, богатый инвестор или влиятельный учёный;
- индивидуальный предприниматель или владелец общества с ограниченной ответственностью;
- юридическое лицо в целом, если отправителю неизвестно имя директора или для него не имеет смысла, кто именно ответит на послание;
- государственный служащий любого уровня — от мэра небольшого городка до губернатора или ответственного руководителя какой-либо структуры.
Это тоже важно знать:Образец гарантийного письма на юридический адрес от собственника
Естественно, письмо, направляемое предпринимателю средней руки, по духу будет сильно отличаться от официального послания с просьбой о содействии к председателю госкорпорации. Однако структура всех писем-просьб приблизительно одинакова; составителю достаточно уяснить себе, какие элементы обязательно должны присутствовать в любом письме, какие можно варьировать и от каких лучше совершенно отказаться. Сделать это значительно сложнее, чем написать докладную записку, но всё же возможно. Разобраться в ситуации поможет приведённая далее инструкция.
Второй вопрос, который необходимо прояснить перед составлением письма-просьбы, — структура документа. Как уже упоминалось, унифицированной формы послания не существует, но общий план любых деловых писем почти одинаков — его и следует придерживаться. Официальная или полуофициальная просьба о содействии, помощи или об оказании услуг строится из следующих блоков:
- «Шапка». Состоит из логотипа организации, дополнительных узоров (рекомендуется использовать не стоковые, а собственной разработки; для этого не помешает нанять профессионального дизайнера) и наименования организации-отправителя, если последнее не является частью логотипа. Вопреки расхожему мнению, включать в «шапку» государственную символику Российской Федерации, в том числе флаг и герб, необязательно, тем более если отправитель — частное лицо, ИП или небольшая компания, не имеющая связи с госструктурами. Наличие флага и герба вряд ли повлияет на решение получателя, зато (при неумелом использовании) эти атрибуты вызовут у читателя подозрения в благонадёжности просителя.
- Вводная часть. В неё включаются:
- официальные наименования компании-отправителя (полное и сокращённое) или фамилия, имя и отчество составителя письма-просьбы;
- реквизиты адресанта, включая ИНН, ОГРН, статистические коды, регистрационные номера и расчётный счёт;
- контактные данные: полный адрес с индексом, номера телефонов, адрес электронной почты, аккаунты в мессенджерах и социальных сетях итак далее;
- опционально — наименование или фамилию, имя и отчество получателя, в зависимости от того, юридическое это или физическое лицо;
- приветствие, отделённое от основного текста пустой строкой и выделенное посредством использования более крупного шрифта;
- указания на основание обращения (возникновение просрочки, анализ результатов, наличие устной договорённости, проведение телефонных переговоров и так далее);
- назначение письма-просьбы (устранение возникших недоразумений, скорейшее решение вопроса или безотлагательная помощь какому-либо лицу).
- Основной текст. В теле письма должна быть изложена (по возможности кратко, доходчиво и литературным русским языком) суть просьбы: уплатить долг, провести ремонтные работы, оказать материальную помощь приюту или предоставить скидку. В самом начале текста необходимо подчеркнуть, что письмо — именно просьба; проще всего это сделать, используя соответствующие производные: «Искренне прошу», «Просим Вас», «Наша организация просит», «Обращаюсь к Вам с просьбой» — и другие. Как уже говорилось, письмо-просьба — это не требование и тем более не приказ, поэтому с начала до конца послания необходимо строго придерживаться уважительного тона, помня, что заинтересованное лицо в данном случае — отправитель, а не читатель. Исключение составляют разве что послания с просьбой погасить задолженность; но и в этом случае не следует забывать об уважении к адресату. Также не помешает добавить в начале письма несколько тёплых слов (если отправитель и получатель хорошо знакомы) или официальных комплиментов, если составитель и адресат ранее не общались или взаимодействие проходило в строго деловых рамках. Если в одном письме содержится несколько различных по сути или связанных между собою просьб, каждой из них необходимо уделить свой абзац, а ещё лучше — создать маркированный список, имеющий весомое визуальное преимущество перед сплошным текстом.
- Заключение. Если письмо имеет для отправителя особое значение, здесь стоит ещё раз (кратко и убедительно) призвать читателя к действиям. Сделать это можно как двумя-тремя предложениями, являющимися квинтэссенцией основного текста, так и с помощью привлекающего внимание слогана. Не стоит, однако, слишком увлекаться; письмо-просьба должно иметь доверительный, а не коммерческий или рекламный характер. Пусть лучше его стиль будет незамысловатым, чем нарочито выверенным, вселяющим в читателя сомнения в искренности отправителя. Особенно это важно, если в письме содержится просьба о помощи или содействии.
- Прощание и подпись. «С уважением» в конце письма ставится не всегда. Если цель составления документа — добиться содействия или поддержки, имеет смысл вместо этой формулы употребить другую, например «Заранее благодарен», «Заранее благодарю», «Спасибо за внимание», «Большое спасибо за помощь» и так далее. Какое бы словосочетание ни было использовано, от самой подписи оно непременно и безоговорочно отделяется запятой, а также, если позволяет место, новой строкой. Знак пунктуации в данном случае имеет не функциональное, а графическое значение, облегчая читателю восприятие текста; то же касается и переноса подписи на следующую строчку.
- Дата и печать. Сразу после подписи внизу письма нужно проставить дату его составления или, если оно было написано заранее, отправки. Ставить печать и личную подпись необязательно, но крайне желательно: это ещё один признак уважения к адресату. Даже если послание отправляется в электронной форме (хотя рекомендуется использовать бумажные документы), в конце страницы стоит разместить электронные копии оттиска печати (штампа) и личной подписи отправителя или заверить документ усиленной электронно-цифровой подписью.
Совет: если для адресанта важно получить ответ на письмо-просьбу в определённый срок, необходимо упомянуть об этом в основном тексте: например, «Мы ждём Вашего ответа не позднее…» или «Надеемся на получение разъяснений в срок до…». Иначе получатель, никакими обязательствами в отношении документа не связанный, может затянуть с ответом, что создаст для отправителя дополнительные сложности.
При отправлении письма-просьбы о помощи или погашении долга следует учесть, что в организациях обработкой входящей корреспонденции занимается секретарь или уполномоченное лицо. Поэтому проситель, желающий, чтобы его послание прочёл непосредственно руководитель или директор, должен сделать на конверте пометку «Лично в руки», «Конфиденциально» или «На рассмотрение… (фамилия и инициалы адресата)». Впрочем, если в документе содержится просьба, не затрагивающая личной, коммерческой или производственной тайны, не будет ничего катастрофического в том, чтобы послание сначала прочёл и зарегистрировал секретарь, а лишь затем оно было передано директору или руководителю.
Несколько советов по написанию послания с просьбой о помощи:
- Письмо должно быть написано хорошим русским языком, без ошибок и опечаток. Это не только признак грамотности отправителя, но и свидетельство его уважения к получателю. Если же составитель документа не позаботился перечитать текст, говорить об искренности использованных им тёплых слов в адрес получателя как минимум неразумно.
- Если не представляется возможным использовать фирменный бланк (например, его просто не существует), нужно как минимум постараться подобрать привлекательный шрифт, используя разные размеры и начертания. Письмо-просьба должно быть не только убедительным, но и приятным для глаз — иначе адресат может не дотерпеть и прервать прочтение на середине, так и не дойдя до сути.
- Помня о том, что послание с просьбой о помощи или содействии — не строго официальный документ, при его написании нужно стараться избегать бюрократических оборотов и слишком длинных предложений. Чем проще получателю будет прочесть документ и понять суть обращения, тем с большей вероятностью он откликнется и примет необходимые меры.
Как написать официальное письмо с просьбой — образец
В деловом обороте выделяют документы строго официальные, оформляемые по единому образцу или в соответствии с принятыми нормами (например, договор сотрудничества между юридическими лицами), и почти неофициальные, составляемые, когда требуется решить неожиданный вопрос, обратиться за помощью или выразить благодарность.
Ошибочно считается, что «свободная» форма проще в употреблении; напротив, для того, чтобы написать убедительное обращение или письмо, придётся приложить значительно больше усилий, чем для заполнения унифицированного бланка.
Ко второй категории документов относятся и разнообразнейшие письма-просьбы, с образцами которых можно ознакомиться ниже. Грамотно и внятно составить такое послание иногда не менее важно, чем правильно сделать коммерческое предложение. Далее будут приведены примеры писем-просьб о содействии, пошаговая инструкция по созданию идеального документа и советы по его отправке адресату.
Ошибки при составлении письма-просьбы
Чтобы окончательно разобраться с правилами и особенностями составления писем-просьб, следует рассмотреть небольшой пример, содержащий характерные для неопытных авторов ошибки:
Это тоже важно знать:Как быстро и правильно осуществить возврат денежных средств покупателю по безналичному расчету
Дорогой Валенский А. Д!
Просим вас пожертвовать в наш Фонд охраны диких ежей Подмосковья любую сумму, начиная с 500 тысяч рублей. Ждём вашего ответа не позднее 25 августа текущего года. Наш расчётный счёт — 1234567890.
Петров Л. М., заместитель Первого председателя Фонда.
Список допущенных в письме ошибок и примеры правильных решений:
- «Дорогой Валенский А. Д!». Правильный вариант: «Глубокоуважаемый Андрей Денисович!» (упоминание имени и отчества действует получателя лучше, чем холодно-официальное обращение по фамилии).
- В письме-просьбе полностью отсутствуют приветливые слова и комплименты. Правильный вариант: «Мы знаем, что Вы долго и продуктивно занимаетесь восстановление редких популяций ежей и имеете собственный небольшой зоопарк, а также являетесь лауреатом государственной премии «Поможем ежам» за 2009, 2011 и 2015 годы».
- Нет в примере убедительной аргументации. Правильный вариант: «Вы не только проводите самостоятельные исследования и общаетесь с ведущими специалистами в области евгеники ежей, но и активно помогаете различным экологическим организациям, а также не раз заявляли о своём желании спонсировать любые действия, связанные с созданием благоприятной эмоциональной обстановки для этих млекопитающих».
- «Просим вас пожертвовать…». При письменном обращении к одному человеку, тем более в деловом письме, а особенно если оно содержит просьбу, необходимо писать местоимение «Вы» с большой буквы. Использование другого написания — явный признак неуважения или как минимум невнимательности составителя, что в таком послании совершенно неуместно. Правильный пример: «Просим Вас пожертвовать».
- В основной части письма-просьбы то слишком мало, то излишне много конкретики. Следует подробнее описать суть работы Фонда, но при этом предоставить читателю возможность самостоятельно выбрать сумму пожертвования. Нет никакой видимой необходимости и в указании конкретной даты получения ответа: её упоминание нужно или обосновать, или исключить из тела письма. Правильный пример:«В связи с Вашим интересом к проблеме искренне просим Вас сделать посильное пожертвование в наш Фонд, с 2009 года занимающийся сбором информации о численности популяций ежей Подмосковья и условиях их существования, а также разрабатывающий проекты переселения неблагополучных зверьков в более комфортные места. Вы можете сделать перевод на наш расчётный счёт 1234567890 или, связавшись с нашим представителем, выбрать любой другой удобный способ помочь ежам. Если для Вас не составит сложности, просим ответить на письмо не позднее 25 августа текущего года: уже в начале сентября мы запускаем масштабный и дорогостоящий проект, поучаствовать в котором можете и Вы».
- Отсутствует в приведённом письме-просьбе и заключение. Правильный пример: «Надеемся на Ваше понимание и сочувствие. Всегда готовы ответить на возникшие вопросы и принять во внимание имеющиеся замечания. Здоровые и счастливые ежи — будущее нашей экологии!».
- В послании с просьбой о пожертвовании нет и заключительной формулы вежливости. Это, как и большинство других промахов, свидетельствует или о неспособности отправителя составить деловое письмо (как тогда ему можно доверять деньги?), или о его явном неуважении к адресату. Правильный пример:
Как отправить письмо
Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Пояснение:
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
- Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
- Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
- Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
Пояснение:
В письме есть следующие важные пункты:
- Объяснение необходимости скидки.
- Указание точного размера скидки, сроков.
- Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.
Это тоже важно знать:Как составить акт возврата товара: порядок и правила оформления
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
Пояснение:
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
Пояснение:
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
- Точная сумма долга.
- Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
- Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
- 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
- 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Особенности отправки письма-просьбы
В отношении отправки официальных посланий с просьбой о помощи или содействии можно дать несколько рекомендаций:
Лучше использовать не электронные, а бумажные версии документа, пересылаемые курьером или заказным письмом через Почту России. Такой подход покажет не только особую заинтересованность отправителя, но и его готовность пойти ради получения ответа на определённые траты, что непременно создаст положительное впечатление на получателя.- В отдельных случаях имеет смысл написать письмо от руки (разумеется, хорошо читаемым и приятным для глаз почерком) и на хорошей бумаге. Вряд ли этот способ подойдёт для массовых рассылок, но заинтересовать конкретного адресата точно поможет.
- Письма в обязательном порядке регистрируются в журнале исходящих документов организации-отправителя, а по получении — в журнале входящих документов получателя. Если переписка идёт между частными лицами, надобность в регистрации посланий отпадает.
Лучше использовать не электронные, а бумажные версии документа, пересылаемые курьером или заказным письмом через Почту России. Такой подход покажет не только особую заинтересованность отправителя, но и его готовность пойти ради получения ответа на определённые траты, что непременно создаст положительное впечатление на получателя.Дополнительные вопросы
Как оформить коллективное обращение к депутату городского совета
Кроме того, законодательство допускает продление установленного срока при наличии оснований. О принятии такого решения, однако, заявители должны быть уведомлены письменно. В извещении должны указываться причины, по которым период рассмотрения продлен.
Во избежание затягивания процесса необходимо сразу правильно определить уполномоченную структуру. Для этого необходимо зайти на сайт муниципальной администрации и посмотреть наименования структурных подразделений. Возможно, придется сделать несколько звонков в те или иные структуры, которые разъяснят, какой орган и каким вопросом занимается.
Часто мнение одного человека не имеет такого значения и силы, как обращение группы людей. Образец коллективного письма Документ состоит из 2-х частей – текста и приложения с подписями. излагается в свободной, деловой форме. На бланке подписного листа должны присутствовать требования (без мотивировки), а также таблица.
Она состоит из следующих граф:
- Ф. И. О.
- Адрес.
- Телефон.
- Роспись.
Текст подписного бланка необходимо делать максимально коротким. В этом случае на нем можно разместить больше подписей. Однако эта рекомендация актуальна для случаев, когда подписывающихся людей много.
В коллективном письме родителей к педагогу или директору подписи и текст требований с мотивировкой можно разместить на одном листе. Важная информация При возникновении какой-либо проблемы, как правило, приходится обращаться в разные инстанции.
К вашему письму обязательно приложите документы, полностью характеризующие вашу ситуацию. Это могут быть различные справки, их копии, отказы каких-либо организаций, ответы прокуратуры. 4 Письмо депутату можно написать и в электронном виде, например на официальных сайтах органов местного самоуправления. Ваше письмо будет обязательно рассмотрено в соответствии с законодательством.
Важно Пишите свое имя обязательно по-русски, чтобы человек, читающий ваше обращение, не мучился, как же вас правильно назвать. Обязательно указывайте тему письма, соблюдайте этикет, избегайте шуток, не пишите долгих отступлений. 5 Лучшим вариантом отправления письма является заказное письмо с уведомлением, а лучше с описью содержания. Это дает гарантию, что обращение действительно дойдет до адресата.
Это тоже важно знать:Как осуществить возврат денежных средств покупателю
О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» жалоба в обязательном порядке должна содержать:
- ФИО должностного лица, которому адресовано обращение;
- ФИО и достоверные контактные данные заявителя, по которым должен быть направлен ответ;
- суть жалобы;
- подтверждающие документы или их копии;
- дату и подпись;
- перечень (опись) подтверждающих документов.
Внимание! Если заявитель принадлежит к категории льготников (участники ВОВ, инвалиды, многодетные матери или ребенок из многодетной семьи, и т.п.) об этом нужно указать в шапке жалобы. Такие категории являются приоритетными, и жалоба будет рассмотрена быстрее.
Указание на нем количества листов гарантированно предотвратит их потерю. В ряде случаев чиновники настаивают на предоставлении оригиналов подписей. В таких ситуациях их можно продемонстрировать, но ни в коем случае не отдавать.
На практике бывают случаи, когда чиновники буквально вырывали документы из рук граждан. Еще одна рекомендация: следует идти в соответствующий орган или на предприятие нескольким людям. При этом по возможности нужно вести видеосъемку происходящего.
Определение адресата письма Законодательством предусмотрена возможность структур власти перенаправлять обращения, если они поступили не по адресу. Кроме того, нормами установлен срок рассмотрения заявлений от граждан. По общим правилам, он составляет 30 дней. Если письмо отправлено в орган, в компетенцию которого решение поставленных вопросов не входит, то период рассмотрения увеличится вдвое, т. е. составит 60 дней.
Письмо депутату о помощи детскому саду образец
Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить.
Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье». Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.
Как грамотно написать письмо о спонсорской помощи? Можно образец?
Возможно, лучше будет оформить предложения по проекту в виде яркого буклета, и передать его при личной встрече прямо одному из руководителей компании, сразу же ответив на возможные вопросы. Т. е. в письме нужно просить о встрече, лишь обозначив, о чем пойдет речь.
Письмо с просьбой оказать спонсорскую помощь должно начинаться с обращения к человеку (председатель, глава компании).
Просим вас оказать содействие в проведении мероприятия
ПИСЬМО-ПРОСЬБА Письмо-просьба — это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.
Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных (см.
Деловые письма. Правила оформления. Структура письма). Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей: 1.
Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой.
Письмо губернатору с просьбой оказать содействие в ремонте протекающей кровли
Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т. . у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату. Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату: «Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».
В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма. В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.
Резюмируйте свою просьбу. Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы.
Письмо губернатору с просьбой оказать содействие в ремонте спортивного зала
Пишите сколько детей школьного возраста, пенсионеров и т. д. И как им трудно без дороги. . . де-то так, примерно. . Ответ от Дмитрий Лапшин[новичек]Здравствуйте, помогите нам пожалуйста или подскажите куда обратиться, чтоб нам помогли.
Дело в том, что я проживаю вместе со своими внуками и дочерью в новом, как бы считается элитном доме по адресу г. Кинешма ул. Менделеева д. 5б кв.
Пример письма губернатору с просьбой отремонтировать дом культуры
Писать жалобу губернатору следует только после того, как Ваше обращение в другие региональные органы не было рассмотрено или не принесло желаемого результата. Жалоба губернатору должна выглядеть следующим образом: Также одновременно с жалобой губернатору на региональный орган или должностное лицо можно подать административный иск в суд, с целью обжаловать вынесенное им решение или его бездействие. (16, 0 KiB, 9 021 hits) На основании изложенного, прошу оказать содействие в разрешении спорной ситуации, обязать сотрудников Управления имущественных отношений по Тверской области устранить нарушение действующего земельного и гражданского законодательства РФ. Или, к примеру, просьба о снижении арендной платы должна быть конкретизирована: «Просим Вас снизить плату за аренду помещения до уровня 500 руб. за кв. м до стабилизации экономического положения».
Думаем, что теперь, после изучения процесса поэтапно, перед вами не возникнет вопроса о том, как составить-письмо просьбу.
- Гражданское право
- Добрый день!Мы проживаем в деревне, живем с 1981 года по нашей улице, на которой находится 15 домов проходит грунтовая дорога. За 36 лет местная администрация никогда не ремонтировала этот участок. На улице есть пруд и соответственно плотина, которая проходит по улице соединяя 11 домов с одной стороны и 4 с другой. Каждую весну, когда наполняется пруд, перемывает плотину и пройти нельзя, жители улицы самостоятельно собирают деньги и восстанавливают плотину своими силами. Глава администрации обещала, что ремонт дороги будет в 2015г, но по истечении времени, глава сменился и ремонт дороги не произвели. Этой весной опять происходит обрушение плотины и жители улицы останутся отрезанными от основной дороги, в магазин, в школу, к остановке. Другой дороги для того чтобы пройти нет!Хотим написать просьбу главе администрации с просьбой о ремонте и восстановлении дороги.
Также вы можете озвучить актуальную для адресата проблему, покажете ему, каким образом ваша просьба может ему помочь в ее решении или в реализации определенных возможностей. «Для оснащения отделения скорой помощи больнице требуется новый автомобиль, стоимость которого равна 3. 5 млн рублей. Просим Вас помочь нам в его приобретении». Рассказав о преимуществах и секретах профессии сегодня, Вы закладываете надежный фундамент для подготовки специалистов и профессионалов завтра.
Возможно, спустя несколько лет именно один из них выведет ваше предприятие на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, Ректор Университета И. Ж. Бычков Изучив информацию о том, каким требованиям должно соответствовать письмо-просьба, образцы и примеры формулировок, вы легко сможете справиться с его написанием на практике.
Заключение
Письмо с просьбой о помощи должно быть написано грамотно и по возможности кратко. Для оформления документа лучше использовать фирменный бланк, а если нет такой возможности — хотя бы подобрать привлекательные шрифты. Готовое письмо лучше посылать курьером или по почте.
Послание обязательно должно содержать преамбулу, несколько тёплых слов в адрес получателя, обоснование и суть просьбы. В заключение следует использовать традиционные формулы вежливости: «Заранее благодарю» или «С уважением». Документ рекомендуется заверить подписью руководителя и печатью или штампом организации, а в случае отправки по электронной почте — отсканированными изображениями подписи и оттиска печати или электронно-цифровой подписью.
Статьи по теме:
- Как осуществить возврат денежных средств покупателю
- Как быстро и правильно осуществить возврат денежных средств покупателю по безналичному расчету
- Как составить акт возврата товара: порядок и правила оформления
- Как правильно составить письмо-отказ
- Как составить претензию на невыполнение условий договора и зачем она нужна
- Как правильно составить деловое письмо: образец и примеры составления
- Как проходит процедура увольнения по собственному желанию
- Как составить спонсорское письмо для шенгенской визы
- Образец гарантийного письма на юридический адрес от собственника
- Как составить гарантийное письмо о приеме на работу: образец
- Характеристика на ребенка в ДОУ от воспитателя
- Характеристика на студента проходившего практику
